Conditions générales d’utilisation

Les présentes conditions générales d’utilisation définissent les règles d’accès et d’usage du service Kipaye, accessible à l’adresse kipaye.fr et édité par Steven Fadier (voir les mentions légales). Elles s’appliquent dès la création de votre compte et pour toute la durée de son utilisation.

Kipaye est un outil de préparation de devis et de factures destiné aux professionnels. Il ne fournit ni conseil comptable, ni conseil juridique, ni conseil fiscal.

Pendant la bêta, l’accès à Kipaye se fait sur invitation et il est gratuit. Aucun moyen de paiement ne vous est demandé.

Un service en bêta évolue vite : des fonctions peuvent être ajoutées, modifiées ou retirées, et des erreurs peuvent subsister. Gardez une copie de vos documents importants.

Quand des offres payantes seront proposées, leurs conditions seront publiées dans des conditions générales de vente. Votre compte ne basculera jamais vers une offre payante sans que vous l’ayez choisie.

La création d’un compte est réservée aux personnes agissant à titre professionnel : indépendants, micro-entrepreneurs, sociétés. Vous vous engagez à fournir des informations exactes, notamment votre SIRET et les informations de votre entreprise, et à les tenir à jour.

Vous ne rattachez à votre compte qu’une entreprise que vous avez le droit d’engager : vous en êtes le dirigeant (pour une entreprise individuelle, c’est vous), ou elle vous a donné un mandat pour émettre ses factures en son nom. Quand vous indiquez votre entreprise, puis à chaque changement de SIRET, Kipaye vous demande de l’attester et garde cette attestation comme preuve (date, texte attesté et éléments décrits dans la politique de confidentialité). Une fausse attestation est un manquement grave à ces conditions.

Si vous facturez pour une entreprise dont vous n’êtes pas le dirigeant, Kipaye vous demande un mandat écrit, daté et signé par son dirigeant, conclu avant votre première facture. C’est une exigence de Kipaye, plus stricte que la loi, pour que chacun puisse prouver votre droit d’agir. L’entreprise reste responsable de ses factures et de sa TVA : le mandat doit lui permettre d’accepter ou de contester chaque facture émise en son nom. Kipaye propose un modèle de mandat de facturation à compléter, à titre indicatif : adaptez-le à votre situation.

Vous êtes responsable de la confidentialité de votre mot de passe et de toute activité réalisée depuis votre compte. Si vous pensez qu’il a été utilisé par quelqu’un d’autre, changez votre mot de passe et écrivez à contact@kipaye.fr.

En utilisant Kipaye, vous vous engagez à ne pas :

• émettre de faux documents ou des documents destinés à tromper un tiers ;
• rattacher une entreprise que vous n’avez pas le droit d’engager, ou émettre des documents en son nom ;
• enregistrer des données de personnes sans raison liée à votre activité ;
• tenter d’accéder aux comptes ou aux données d’autres utilisateurs ;
• perturber le service, le surcharger volontairement ou contourner ses protections ;
• revendre ou mettre à disposition de tiers l’accès à votre compte.

Pour protéger les entreprises contre l’usurpation de leur identité, Kipaye peut vous demander par e-mail, à tout moment, de prouver votre droit d’agir pour l’entreprise rattachée à votre compte. Les justificatifs possibles sont :

• un extrait Kbis ou un extrait du Registre national des entreprises ;
• une pièce d’identité du dirigeant ;
• le mandat de facturation qui vous permet d’agir, si vous n’êtes pas le dirigeant.

La demande précise les pièces attendues et comment les transmettre. Envoyez-les seulement à la demande de Kipaye. Ce que Kipaye en fait et combien de temps il les garde est expliqué dans la politique de confidentialité.

Kipaye peut suspendre sans préavis l’émission de nouveaux documents au nom d’une entreprise en cas d’usurpation avérée ou de signal sérieux, par exemple :

• l’entreprise ou son dirigeant indique ne pas vous avoir autorisé à facturer en son nom ;
• un justificatif est faux ou ne correspond pas à l’entreprise ;
• l’entreprise est fermée ou radiée du registre ;
• après un tel signal, les justificatifs demandés ne sont pas fournis dans le délai indiqué dans la demande.

Cette décision est prise par une personne, pas par un traitement automatique. Kipaye vous en indique les motifs par e-mail dans les meilleurs délais. Pendant la suspension, vous gardez l’accès aux documents déjà émis et à leur export ; rien n’est supprimé.

Pour lever la suspension, envoyez les justificatifs demandés : dès qu’ils prouvent votre droit d’agir pour l’entreprise, l’émission est rétablie. Si l’usurpation est confirmée (fausse attestation, faux justificatif), Kipaye peut mettre fin à votre compte, après vous avoir mis en demeure par e-mail en citant cette clause, sauf urgence.

Utiliser le nom d’une entreprise sans en avoir le droit peut constituer une infraction pénale. Kipaye répond aux demandes des autorités judiciaires et administratives prévues par la loi. À l’entreprise dont le nom a été utilisé, Kipaye peut confirmer qu’un compte a été rattaché à son SIRET, depuis quand, et qu’il est suspendu. Il ne lui communique ni votre identité, ni vos justificatifs, ni le contenu de vos documents, sauf à la demande d’une autorité ou sur décision de justice.

Vous restez propriétaire des informations que vous saisissez et des documents que vous créez. Kipaye ne les utilise que pour vous fournir le service.

Kipaye vous aide à produire des documents complets, mais c’est vous qui les émettez : vous êtes responsable de leur exactitude, des mentions obligatoires qui s’appliquent à votre activité, des taux de TVA choisis et de la conservation de vos factures pendant la durée légale.

Avant chaque envoi d’un devis, d’une facture ou d’un avoir, vous confirmez en cochant une case que vous avez relu le document, mentions comprises : les mentions proposées par Kipaye sont une aide, vous restez responsable de leur exactitude. Kipaye conserve cette confirmation (date, heure, document et texte coché) comme preuve.

Si vous êtes micro-entrepreneur, Kipaye peut estimer vos cotisations URSSAF à partir des paiements enregistrés sur vos factures et des réglages que vous indiquez (activité, ACRE, versement libératoire…), avec les taux officiels en vigueur. Ce montant est indicatif : Kipaye ne déclare rien à votre place, et seul le montant calculé lors de votre déclaration sur le site de l’Urssaf fait foi.

Si vous êtes en franchise de TVA, Kipaye peut aussi suivre votre chiffre d’affaires face aux seuils de la franchise et vous prévenir à leur approche ou à leur dépassement. C’est une estimation, calculée sur les factures et paiements enregistrés dans Kipaye avec les seuils officiels : vous restez responsable de votre régime de TVA, et seule l’administration fiscale en décide.

Quand vous envoyez un devis depuis Kipaye, votre client peut l’accepter en ligne par une signature électronique simple : il saisit son nom, coche son accord puis confirme avec un code à usage unique envoyé à l’adresse e-mail du devis. Kipaye conserve les éléments de preuve (nom, adresse du code, heure de vérification, empreinte du devis, navigateur) et les reporte sur un certificat de signature, en dernière page du PDF du devis accepté, envoyé à votre client et à vous. Cette signature atteste que la personne avait accès à cette adresse e-mail ; elle ne vérifie pas son identité par une pièce officielle. Il vous appartient de juger si ce niveau de preuve convient à vos contrats.

La réforme de la facturation électronique impose de recevoir, puis d’émettre, les factures entre entreprises par l’intermédiaire d’une plateforme agréée par l’administration fiscale.

Kipaye n’est pas une plateforme agréée. Il ne transmet pas vos factures à l’administration et ne reçoit pas celles de vos fournisseurs. Pour respecter ces obligations, vous devez utiliser une plateforme agréée de votre choix.

Pour les données personnelles de vos clients, vous êtes responsable du traitement et Kipaye agit comme sous-traitant, au sens de l’article 28 du règlement général sur la protection des données. Cette section en fixe les conditions.

• Objet et durée : héberger et traiter les données nécessaires à l’établissement de vos devis et factures, à leur envoi à vos clients et au recueil de leurs réponses, ainsi que les notes que vous prenez à leur sujet, pendant toute la durée de votre compte.
• Données et personnes concernées : identité, coordonnées et informations de facturation de vos clients et de leurs contacts ; pour les personnes qui répondent à un devis, leur réponse et, en cas d’acceptation, les éléments de preuve de leur signature ; le contenu des notes que vous rattachez à un client.
• Instructions : Kipaye traite ces données uniquement pour faire fonctionner le service, selon vos actions dans l’application, y compris pour les transferts éventuels vers les prestataires listés. Si une instruction lui paraît contraire à la réglementation, Kipaye vous en informe.
• Confidentialité et sécurité : l’accès est limité à l’éditeur, tenu à la confidentialité ; les données sont chiffrées en transit, isolées par compte et protégées par des contrôles d’accès.
• Sous-traitants ultérieurs : vous autorisez le recours aux prestataires listés dans la politique de confidentialité. Tout ajout ou remplacement y est publié et vous laisse la possibilité de vous y opposer en supprimant votre compte.
• Violation de données : Kipaye vous prévient dans les meilleurs délais après en avoir eu connaissance, avec les informations utiles à vos propres démarches.
• Assistance : Kipaye vous aide, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes de vos clients qui exercent leurs droits, et vous fournit les informations utiles à vos obligations de sécurité et, le cas échéant, à une analyse d’impact.
• Fin du contrat : à la suppression de votre compte, ces données sont effacées dans les 30 jours ; exportez-les avant.
• Contrôle : Kipaye met à votre disposition, sur demande, les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations.

Kipaye est accessible en continu, sauf interruption pour maintenance, mise à jour ou incident, y compris chez un prestataire. Pendant la bêta, aucune disponibilité minimale n’est garantie. Les interruptions prévues sont annoncées quand c’est possible.

Vous pouvez demander la suppression de votre compte à tout moment en écrivant à contact@kipaye.fr.

En cas de manquement à ces conditions, Kipaye peut suspendre ou supprimer votre compte, après vous avoir prévenu par e-mail, sauf urgence liée à la sécurité du service ou de ses utilisateurs. Le cas d’une usurpation d’entreprise suit les règles de la section Vérification et suspension en cas d’usurpation.

Si Kipaye devait fermer ou mettre fin à la bêta, vous seriez prévenu par e-mail au moins 30 jours à l’avance, pour avoir le temps de récupérer vos documents.

Le logiciel, la marque, le logo, les textes et le design de Kipaye sont protégés. Vous disposez d’un droit d’utilisation personnel et non exclusif du service pendant la durée de votre compte, sans pouvoir le copier, le modifier ou le redistribuer.

Pendant la bêta, Kipaye est fourni gratuitement et en l’état. Kipaye ne peut être tenu responsable des dommages indirects, tels qu’une perte de chiffre d’affaires ou de clientèle, ni des conséquences d’une information inexacte saisie par vous ou d’un document émis sans vérification.

Vis-à-vis de vos clients et de l’administration, vous êtes seul responsable des documents que vous émettez et envoyez avec Kipaye, y compris des mentions proposées par Kipaye que vous y reprenez. Si vous utilisez le nom d’une entreprise sans en avoir le droit, vous répondez seul des réclamations de cette entreprise ou de ses clients, et vous garantissez Kipaye contre elles.

Ces limites ne s’appliquent pas en cas de faute lourde ou intentionnelle, ni dans les cas où la loi interdit de limiter la responsabilité.

Ces conditions peuvent évoluer, notamment à la fin de la bêta. La date de la version en vigueur figure en haut de page. Selon le changement :

• Changement en votre défaveur (prix, nouvelles obligations, garanties réduites, nouvel usage de vos données) : il vous est annoncé par e-mail et dans l’application au moins 15 jours avant de s’appliquer. Si vous n’êtes pas d’accord, vous pouvez supprimer votre compte avant cette date.
• Nouvelle fonction facultative, obligation légale ou sécurité : le changement s’applique dès sa publication ; vous en êtes informé à votre connexion suivante.
• Correction ou clarification sans effet sur vos droits : seule la date de la version change.

Quand une nouvelle version doit être acceptée, l’application vous la présente avant de continuer.

Ces conditions sont soumises au droit français. En cas de désaccord, écrivez d’abord à contact@kipaye.fr pour chercher une solution amiable. À défaut, le litige sera porté devant les tribunaux compétents.